REGULAMIN ZGŁASZANIA NARUSZEŃ PRAWA ORAZ OCHRONY OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH NARUSZENIA (SYGNALISTÓW) W SIEĆ BADAWCZA ŁUKASIEWICZ-LÓDZKIM INSTYTUCIE TECHNOLOGICZNYM.

 

WPROWADZENIE

Celem Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (sygnalistów) jest wprowadzenie zasad zapobiegania w Instytucie naruszeniom prawa oraz zasad postępowania w przypadku wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

DEFINICJE

Instytut	Sieć Badawcza Łukasiewicz-Łódzki Instytut Technologiczny z  siedzibą w Łodzi, ul. Marii Skłodowskiej-Curie 19/27, 90-570 Łódź.
Sygnalista	osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące naruszenia (zaistniałego lub potencjalnego), do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Instytucie w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia. Sygnalistami mogą być osoby fizyczne wykonujące na rzecz Instytutu pracę, niezależnie od formy zatrudnienia (na podstawie umowy o pracę, umowy o pracę tymczasową, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy o świadczenie usług, w tym także stażyści, wolontariusze i praktykanci), osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, członkowie organów Instytutu i organów Centrum Łukasiewicz, a także osoby fizyczne świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Instytutu. Ponadto Sygnalistami mogą być osoby fizyczne wskazane powyżej, w  przypadku dokonania zgłoszenia naruszenia przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji lub dostarczania towarów, lub gdy taki stosunek ustał, a także osoby uczestniczące w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Naruszenie	działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście dotyczące: 1) przepisów prawa powszechnie obowiązującego w zakresie określonym w Ustawie, w tym w szczególności dotyczących a)    korupcji; b)    zamówień publicznych; c)    usług, produktów i rynków finansowych; d)    przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; e)    bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; f)     bezpieczeństwa transportu; g)    ochrony środowiska; h)   ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; i)     bezpieczeństwa żywności i pasz; j)     zdrowia i dobrostanu zwierząt; k)    zdrowia publicznego; l)     ochrony konsumentów; m)  ochrony prywatności i danych osobowych; n)   bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; o)    interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; p)    rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; q)    konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt a-p.
Komunikator	aplikacja elektroniczna wykorzystywana w celu dokonywania zgłoszeń naruszeń dostępna w sieci Intranet Instytutu (w  zakładce „Dla sygnalistów”)  lub inny rodzaj elektronicznego narzędzia służącego do w/w celu.
Działania następcze	działania podjęte przez Instytut w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności poprzez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, rekomendacje, działania zapobiegawcze i naprawcze, zgłoszenie do organów publicznych lub zamknięcie postępowania prowadzonego w wyniku dokonanego zgłoszenia.
Informacja zwrotna	przekazana Sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, w tym również informacja o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia i środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie.
Działania odwetowe	bezpośrednie lub pośrednie środki (działania lub zaniechania) w kontekście związanym z pracą, które są spowodowane zgłoszeniem, zgłoszeniem zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które naruszają lub mogą naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządzają lub mogą wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście lub osobie powiązanej z Sygnalistą. Za działania odwetowe uważa się także groźbę lub próbę zastosowania takich środków.
Pełnomocnik ds.  Naruszeń/ Pełnomocnik	pracownik Instytutu wyznaczony zgodnie z przepisami Ustawy przez Dyrektora Instytutu, zajmujący się całością zagadnień dotyczących naruszeń przepisów prawa i regulacji wewnętrznych Instytutu.
Zespół ds. Naruszeń/Zespół	pracownicy Instytutu wyznaczeni zgodnie z przepisami Ustawy przez Dyrektora Instytutu do wspierania Pełnomocnika przy rozpatrywaniu zgłoszeń i podejmowaniu działań następczych.
Kanały Zgłoszeń	sposoby dokonania zgłoszeń, wymienione w §3 ust 1.
Kontekst związany z pracą	przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z  wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji w Instytucie czy też na rzecz Instytutu, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Rejestr	rejestr zgłoszeń naruszeń prowadzony przez Pełnomocnika.
Regulamin	niniejszy dokument.
Ustawa	ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
Zgłoszenie	przekazanie przez Sygnalistę informacji o naruszeniu za pomocą wybranego kanału zgłoszeń.
Zgłoszenie zewnętrzne	ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa, określone w Rozdziale 4 Ustawy.
Ujawnienie publiczne	podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej, określone w Rozdziale 5 Ustawy.
Czynniki ryzyka	uwarunkowania odpowiadające profilowi działalności Instytutu sprzyjające możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji. Czynniki ryzyka zostały wymienione w załączniku nr 1 do Regulaminu.
RODO	rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

 

§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Instytutu, bez względu na zajmowane stanowisko i formę zatrudnienia, powinny dążyć do należytego i zgodnego z obowiązującym prawem wykonywania swoich obowiązków oraz przeciwdziałania naruszeniom i eliminowania naruszeń, niezależnie od ich rodzaju.
2. Jakiekolwiek celowe działania lub zachowania prowadzące do naruszeń w działalności Instytutu nie będą tolerowane.
3. Wszelkie zgłoszenia będą skrupulatnie badane, a ujawnione naruszenia wyjaśniane i eliminowane.
4. Wszystkie osoby o których mowa w ust.1, bez względu na rodzaj wykonywanej pracy, formę zatrudnienia oraz zajmowane stanowisko i lokalizację, w której wykonują pracę oraz czynności zawodowe, są objęte ochroną wynikającą z Regulaminu na zasadach w nim określonych, w tym ochroną przed działaniami odwetowymi. Dyrektor Instytutu, za pośrednictwem Pełnomocnika, jest zobowiązany do przeciwdziałania działaniom odwetowym i reagowania na działania odwetowe stosowane wobec Sygnalisty.
5. Dyrektor Instytutu, z inicjatywy Pełnomocnika, wprowadza niezbędne zmiany w  Regulaminie w celu zapewnienia jego stosowania oraz skuteczności, a także zgodności z powszechnie obowiązującym prawem.
6. Dyrektor Instytutu z inicjatywy Pełnomocnika prowadzi politykę informacyjną, której celem jest upowszechnienie wiedzy wśród pracowników o zasadach opisanych w  Regulaminie oraz funkcjonowaniu instytucji w niej określonych.
7. Wszystkie osoby o których mowa w ust.1 zobowiązane są zapoznać się z Regulaminem i stosować Regulamin. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z Regulaminem stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.
8. Wszystkie osoby o których mowa w ust.1 są zobowiązane reagować na potencjalne działania odwetowe wobec Sygnalisty, niezależnie od faktu, czy jest on ujawnionym, czy domniemanym autorem zgłoszenia, w szczególności poprzez:
   1. podejmowanie działań na rzecz stosowania zasad współżycia społecznego
      w relacjach z innymi pracownikami, w tym traktowania wszystkich
      z poszanowaniem ich godności i innych dóbr osobistych oraz unikanie jakichkolwiek zachowań niepożądanych,
   2. podejmowanie prób rozwiązywania konfliktów, na możliwie najwcześniejszym etapie, poprzez osobistą rozmowę z drugą stroną konfliktu,
   3. reagowanie na obserwowane zachowania niepożądane poprzez wyrażenie sprzeciwu i przekazanie informacji o zaobserwowanych działaniach niepożądanych Pełnomocnikowi,
   4. odmowę współudziału lub wspierania działań, elementem których są zachowania niepożądane,
   5. uczestniczenie w szkoleniach o tematyce związanej z przeciwdziałaniem naruszeniom prawa,
   6. zachowanie bezwzględnej poufności w sytuacji uczestniczenia w jakimkolwiek charakterze w postępowaniu wyjaśniającym dotyczącym zgłoszenia.

 

 

9. Regulaminu nie stosuje się do informacji objętych:
10. przepisami o ochronie informacji niejawnych;
11. tajemnicą związaną z wykonywaniem zawodów medycznych oraz prawniczych;
12. tajemnicą narady sędziowskiej;
13. postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
14. Dyrektor Instytutu powołuje Pełnomocnika do spraw naruszeń.
15. Dyrektor Instytutu powołuje Zespół ds. Naruszeń na podstawie rekomendacji Pełnomocnika.
16. Wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Instytutu w sytuacji, gdy wpłynie do nich zgłoszenie, są zobowiązane przekazać to zgłoszenie do Pełnomocnika.

• 2
  PEŁNOMOCNIK DO SPRAW NARUSZEŃ

1. Pełnomocnik jest wyznaczany przez Dyrektora Instytutu na podstawie pisemnego upoważnienia, spośród osób, które charakteryzują się bezstronnością i mają nieposzlakowaną opinię w miejscu pracy oraz nie mają udzielonych kar porządkowych w okresie zatrudnienia w Instytucie.
2. Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:
   1. przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń;
   2. podejmowanie lub rekomendowanie działań następczych;
   3. sporządzenie i przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej;
   4. monitorowanie działań prowadzonych w toku rozpatrywania zgłoszenia oraz działań prowadzonych w wyniku rozstrzygnięcia zgłoszenia;
   5. prowadzenie Rejestru Zgłoszeń;
   6. składanie Dyrektorowi Instytutu rocznegoraportu z działalności – na koniec każdego roku kalendarzowego. Raport będziezawierał w szczególności podsumowanie dokonanychzgłoszeń i sposobu ich rozpatrzenia, dane statystyczne wspierające ocenę sytuacji w Instytucie w zakresie zgłaszania naruszeń, a także rekomendacje określonych działań dotyczących przeciwdziałania naruszeniom, jeżeli podjęcie takich działań będzie w ocenie Pełnomocnika uzasadnione;
   7. opracowywanie i aktualizowanie czynników ryzyka.
3. Pełnomocnik zobowiązany jest do przeciwdziałania i reagowania na wszelkie zachowania niepożądane, przede wszystkim takie, które mogłyby być kierowane jako działania odwetowe wobec Sygnalisty, w szczególności poprzez:
4. promowanie wysokich standardów etycznych oraz efektywnych metod rozwiązywania konfliktów i sporów;
5. zwiększanie świadomości pracowników w zakresie możliwości reagowania na zachowania niepożądane;
6. informowanie pracowników o prawach i obowiązkach wynikających z Regulaminu;
7. pomaganie w identyfikowaniu nieprawidłowości w zarządzaniu, które mogą sprzyjać pojawianiu się zachowań niepożądanych;
8. wspieranie pracowników w zakresie samodzielnego rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy oraz skutecznego reagowania na zachowania niepożądane;
9. wspieranie kadry kierowniczej w rozwiązywaniu konfliktów w zespole oraz reagowaniu na zachowania niepożądane;
10. współpracę z Dyrektorem Instytutu oraz przełożonymi wszystkich szczebli w  zakresie realizacji zadań wynikających z postanowień Regulaminu;
11. proponowanie niezbędnych korekt, podnoszących efektywność procedur określonych w Regulaminie oraz ich adekwatność do aktualnych potrzeb pracodawcy i pracowników.
12. Pełnomocnik podlega wyłączeniu przez Dyrektora Instytutu z rozpoznawania danego zgłoszenia w sytuacji, gdy:
    • zgłoszenie dotyczy jego osoby;
    • jest osobą pozostająca z Sygnalistą lub z osobą/pracownikiem wskazanym w zgłoszeniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związaną z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli albo osobą pozostającą wobec Sygnalisty lub osoby/pracownika wskazanego w zgłoszeniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu lub bezstronności;
    • ujawnią się uzasadnione podejrzenia o braku bezstronności lub niezależności Pełnomocnika;
13. W przypadku podejrzenia zaistnienia podstaw wyłączenia, o których mowa w ust. 4 powyżej, Pełnomocnik jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie Dyrektora Instytutu i powstrzymać się od dalszych działań w związku ze złożonym zgłoszeniem.
14. W przypadku wyłączenia Pełnomocnika, do rozpatrzenia zgłoszenia Dyrektor Instytutu powołuje zespół składający się z 3 osób (jedna osoba z obszaru kadr, jedna osoba z  obszaru prawnego i jedna osoba z innego obszaru działalności Instytutu).
15. W przypadku wyłączenia Pełnomocnika, zgłoszenie rozpatrują pozostali/wyznaczeni przez Dyrektora Instytutu członkowie Zespołu.
16. Odwołanie Pełnomocnika z funkcji może nastąpić w każdym czasie, za wyjątkiem sytuacji, gdy rozpatrywane jest zgłoszenie dotyczące Dyrektora Instytutu lub Zastępcy Dyrektora Instytutu lub bezpośredniego przełożonego Pełnomocnika.

§ 3
ZESPÓŁ do spraw NARUSZEŃ

1. Zespół ds. Naruszeń jest powoływany i odwoływany w drodze pisemnego upoważnienia przez Dyrektora Instytutu na podstawie rekomendacji Pełnomocnika.
2. W skład Zespołu, oprócz Pełnomocnika, wchodzi:
   • co najmniej 1 pracownik z obszaru kadr w Instytucie,
   • co najmniej 1 pracownik z obszaru prawnego w Instytucie,
   • pracownicy z różnych obszarów działalności Instytutu.
3. Liczba członków Zespołu łącznie z Pełnomocnikiem nie może przekroczyć 8 osób i nie może być mniejsza niż 3 osoby.
4. Członkowie Zespołu muszą:
   • mieć nieposzlakowaną opinię w miejscu pracy,
   • nie mieć udzielonych kar porządkowych w okresie zatrudnienia w Instytucie,
   • charakteryzować się bezstronnością,
5. Funkcję przewodniczącego Zespołu pełni Pełnomocnik.
6. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności nieobecności przewodniczącego, przewodniczący, o ile jest to możliwe, wskazuje osobę spośród pozostałych członków Zespołu, która będzie go zastępowała.
7. Zespół lub wyznaczeni przez Pełnomocnika członkowie Zespołu wspierają Pełnomocnika w rozpatrywaniu zgłoszeń oraz w podejmowaniu lub rekomendowaniu działań następczych.
8. Członek Zespołu podlega wyłączeniu w sytuacji, gdy:
   • Zgłoszenie dotyczy jego osoby;
   • jest osobą pozostająca z Sygnalistą lub z osobą/pracownikiem wskazanym w zgłoszeniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związana z tytułu przysposobienia, opieki i  kurateli albo osobą pozostająca wobec Sygnalisty lub osoby/pracownika wskazanego w zgłoszeniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu lub bezstronności;
   • ujawnią się uzasadnione podejrzenia o braku bezstronności lub niezależności członka Zespołu;
9. W przypadku podejrzenia zaistnienia podstaw wyłączenia, o których mowa w ust. 8 powyżej, członek Zespołu jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie Pełnomocnika i powstrzymać się od dalszych działań w związku ze złożonym zgłoszeniem.
10. Oceny przesłanek zawartych w ust. 8 powyżej, mogących stanowić powód wyłączenia możliwości pełnienia funkcji członka Zespołu, dokonuje Pełnomocnik na podstawie dostępnej wiedzy.
11. W sytuacji zaistnienia przesłanek, o których mowa w ust. 8, Dyrektor Instytutu wyłącza taką osobę z rozpatrywania danego zgłoszenia, a – gdy jest to konieczne lub rekomendowane przez Pełnomocnika – na jej miejsce powołuje inną osobę, na podstawie rekomendacji Pełnomocnika.
12. Odwołanie członka Zespołu ze składu Zespołu może nastąpić w każdym czasie za wyjątkiem sytuacji, gdy rozpatrywane jest zgłoszenie dotyczące Dyrektora Instytutu lub Zastępcy Dyrektora Instytutu. Członka Zespołu odwołuje Dyrektor Instytutu.

 

 

 

 

• 4

sposoby zgłaszania naruszeń. Przyjmowanie zgłoszeń.

1. W przypadku uzyskania wiedzy o zaistnieniu naruszenia lub powzięcia uzasadnionego podejrzenia wystąpienia naruszenia Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia, za pomocą wybranego kanału zgłoszeń:

• elektronicznie za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego poczty elektronicznej na dedykowany adres email;
• elektronicznie za pośrednictwem komunikatora wewnętrznej sieci Intranet;
• ustnie poprzez osobisty kontakt z Pełnomocnikiem lub członkiem Zespołu ds. Naruszeń;
• pisemnie poprzez wysłanie zgłoszenia na adres:

 

Sieć Badawcza Łukasiewicz

Łódzki Instytut Technologiczny

92-103 Łódź, ul. Brzezińska 5/15

Pełnomocnik ds. Naruszeń

z dopiskiem „do rąk własnych”

 

• telefonicznie na dedykowany numer.

2. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej: imię i nazwisko Sygnalisty, datę lub okres wystąpienia/podejrzenia wystąpienia naruszenia, opis naruszenia, a także adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej Sygnalisty do kontaktu. Formularz zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
3. Do przyjmowania zgłoszeń naruszeń uprawniony jest Pełnomocnik a podczas jego nieobecności członkowie Zespołu.
4. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
• kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez Pełnomocnika lub osobę przyjmującą zgłoszenie.

5. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Pełnomocnika.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2 oraz ust. 5, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
7. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku, za zgodą Sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1)     nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2)     protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Pełnomocnika.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 7 pkt 2, Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
9. Instytut nie ma obowiązku rozpatrywania zgłoszenia naruszenia dokonanego anonimowo i pozostawia je bez rozpoznania w trybie określonym Regulaminem. Jeżeli jednak charakter i treść zgłoszenia naruszenia uzasadnia lub wymaga podjęcia jakichkolwiek wewnętrznych działań sprawdzających lub naprawczych, Instytut dołoży starań w celu przeprowadzania takich działań.
10. Zgłoszenie może zostać dokonane w formie anonimowej. Do zgłoszeń anonimowych postanowienia §3 i §4 Regulaminu stosuje się odpowiednio. W Instytucie nie będzie prowadzić się działań mających na celu ustalenie tożsamości Sygnalisty lub osoby pomagającej dokonać zgłoszenia anonimowo. Sygnaliście dokonującemu zgłoszenia anonimowo nie zostanie udzielona informacja zwrotna.
11. Naruszenie może być w każdym przypadku zgłoszone również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego, z pominięciem Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 12 poniżej.  Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej zostały określone w załączniku nr 4 do Regulaminu.
12. Zgłoszenia zewnętrzne określone w ust. 11 powyżej nie skutkują pozbawieniem Sygnalisty ochrony przewidzianej w Regulaminie i przepisach powszechnie obowiązującego prawa. W pierwszej kolejności, w przypadku podejrzenia naruszenia rekomendowane jest skorzystanie z trybu zgłoszenia określonego w Regulaminie.
13. Do zgłoszeń w przedmiocie naruszenia regulacji wewnętrznych Instytutu nie stosuje się przepisów Ustawy dotyczących zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego.
14. Dla zgłoszeń nadesłanych poza rekomendowanymi kanałami zostanie opracowana odrębna procedura.
15. Instytut zachęca do dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń, gdy naruszeniu można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Instytutu, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. W przypadku dokonania zgłoszenia naruszenia w tym trybie, Dyrektor Instytutu, za pośrednictwem Pełnomocnika, nie tylko podejmie uzasadnione działania następcze, ale również będzie miał możliwość zastosowania ogólnych środków mających na celu ograniczenie występowania naruszeń dostosowanych do zgłoszonych typów naruszeń. Ponadto Dyrektor Instytutu za pośrednictwem Pełnomocnika będzie prowadził proaktywne działania w celu udoskonalania Kanałów Zgłoszeń oraz podejmowanych działań w celu zapobiegania naruszeniom.

 

• 5

rozpatrywanie zgłoszeń

 

1. Do rozpatrywania zgłoszeń naruszeń (w tym weryfikacji zgłoszeń i dalszej komunikacji z Sygnalistą) i podejmowania działań następczych upoważniony jest Pełnomocnik oraz Zespół ds. Naruszeń lub członkowie Zespołu wyznaczeni do rozpatrzenia danego zgłoszenia.
2. W ciągu 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia Pełnomocnik lub wyznaczony przez niego członek Zespołu potwierdza Sygnaliście otrzymanie zgłoszenia naruszenia. W przypadku zgłoszeń dokonanych bez podania w treści zgłoszenia naruszenia adresu do kontaktu, jak również w sytuacji zgłoszeń dokonanych anonimowo, Sygnalista nie otrzymuje potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
3. Po wpłynięciu zgłoszenia naruszenia niezwłocznie przeprowadza się postępowanie wyjaśniające. W przypadku dokonania zgłoszenia anonimowo postępowanie wyjaśniające wszczyna się pod warunkiem, że zawiera ono wystarczający zakres informacji, które umożliwią podjęcie dalszych działań, a wstępna weryfikacja potwierdziła ich wiarygodność.
4. Pełnomocnik/Zespół zobowiązany jest w szczególności do:
   • rzetelności i bezstronności w zbieraniu informacji związanych ze zgłoszeniem,
   • organizowania i przeprowadzania rozmów wyjaśniających,
   • protokołowania rozmów wyjaśniających,
   • zbierania dokumentacji związanej ze zgłoszeniem oraz niezbędnej do prowadzenia postępowania,
   • podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, w tym wypracowania stanowiska, zawierającego analizę zdarzeń, ocenę zasadności rozpatrywanego zgłoszenia oraz wnioski i rekomendacje dalszych działań,
   • przekazania Dyrektorowi Instytutu raportu zawierającego stanowisko Pełnomocnika lub Zespołu wraz z uzasadnieniem, a także dodatkowo oprócz raportu ewentualnych dodatkowych wniosków i rekomendacji,
   • zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku ze zgłoszeniem.
5. Pełnomocnik może – z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu – zaprosić do prac nad Zgłoszeniem (z głosem doradczym) doradców wewnętrznych lub zewnętrznych lub przedstawiciela zakładowej organizacji związkowej lub złożyć do tych podmiotów wniosek o wyrażenie opinii w kwestiach objętych postępowaniem wyjaśniającym. W/w osoby dopuszczone są do działania w ramach postępowania na podstawie pisemnego upoważnienia udzielonego przez Dyrektora Instytutu.
6. Pełnomocnik i Zespół działają zgodnie z zasadami:
   1. bezzwłocznego działania,
   2. poufności,
   3. obiektywności,
   4. bezstronności,
   5. niezależności,
   6. ukierunkowania na wszechstronne wyjaśnienie stanu faktycznego.
7. Zadaniem Pełnomocnika i Zespołu jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, na które składają się działania następcze. W przypadku, gdy postępowanie wyjaśniające potwierdzi zaistnienie naruszenia, które może nosić znamiona przestępstwa, Pełnomocnik i Zespół ma obowiązek rekomendować Dyrektorowi Instytutu rozważenie złożenia zawiadomienia o tym fakcie właściwym organom państwowym.
8. Prowadzona przez Pełnomocnika lub Zespół analiza zdarzeń może polegać w szczególności na wysłuchaniu Sygnalisty, uczestników lub świadków zdarzeń opisywanych w zgłoszeniu oraz na analizie dokumentacji np. wiadomości e-maili, sms-ów, pism, zdjęć itp., stanowiących dowody w sprawie naruszenia.
9. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające i rozpatruje zgłoszenie w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia jego przyjęcia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia – w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od upływu 7 dnia od dnia dokonania zgłoszenia.
10. Zespół może zwrócić się do Sygnalisty, dowolnego pracownika Instytutu lub innej osoby o złożenie wyjaśnień, związanych z przedmiotem zgłoszenia. W takim przypadku osoby te zobowiązane są do zachowania poufności i złożenia oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Regulaminu.
11. W przypadku pracowników Instytutu, stawiennictwo na spotkaniu z Pełnomocnikiem lub Zespołem jest obowiązkowe. Dopuszczalne jest również odbywanie spotkań z  wykorzystaniem środków komunikacji na odległość.
12. Pracownik Instytutu może usprawiedliwić swoje niestawiennictwo na spotkaniu okresem niezdolności do pracy lub przebywaniem w tym czasie poza pracą (np. urlop wypoczynkowy, podróż służbowa, zaplanowane spotkanie służbowe). W takiej sytuacji Pełnomocnik lub Zespół ustala kolejny termin, w którym pracownik powinien stawić się na spotkaniu.
13. O terminie stawiennictwa Pełnomocnik lub członek Zespołu zawiadamia Sygnalistę, pracownika Instytutu lub inną osobę wezwaną do złożenia wyjaśnień nie później niż 1 dzień roboczy przed planowanym terminem posiedzenia.
14. Pracownik jest zwolniony z obowiązków zawodowych na czas koniecznych czynności podejmowanych w ramach postępowania prowadzonego przez Pełnomocnika lub Zespół, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.
15. Konfrontacja stron na spotkaniu z Pełnomocnikiem lub Zespołem jest możliwa jedynie za zgodą obu stron.
16. Z każdego posiedzenia sporządzany jest protokół.
17. Postępowanie wyjaśniające kończy się wydaniem raportu zawierającego analizę zdarzeń, ocenę zasadności zgłoszenia oraz w osobnym dokumencie zestawieniem ewentualnych dodatkowych wniosków i rekomendacji dalszych działań, na podstawie których Dyrektor Instytutu podejmuje adekwatne rozstrzygnięcie. Rekomendacje zawierają opis dalszych działań, jakie powinny być podjęte, w celu przeciwdziałania naruszeniu lub usunięcia jego skutków. Raport jest udostępniany Dyrektorowi Instytutu a Dyrektor Instytutu może go udostępnić swoim Zastępcom w celu podjęcia odpowiednich działań mających na celu przeciwdziałanie naruszeniom lub usunięcie ich skutków.
18. Pełnomocnik lub wyznaczony przez Pełnomocnika członek Zespołu zobowiązany jest do przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia naruszenia w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w ust. 2 – w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od upływu 7 dnia od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
19. W przypadku braku możliwości podjęcia działań na poziomie wewnątrzzakładowym Pełnomocnik lub wyznaczony przez niego członek Zespołu powinien powiadomić samodzielnie właściwy organ lub poinformować Sygnalistę o możliwości dokonania zgłoszenia indywidualnego tym trybem.
20. Dopuszcza się możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentacji związanej z działalnością Pełnomocnika i Zespołu oraz obrad Zespołu z użyciem środków komunikacji na odległość.
21. Obieg dokumentacji między członkami Zespołu oraz osobami zaangażowanymi w postępowanie wyjaśniające odbywa się w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zachowaniem zasad poufności. W razie uzasadnionej potrzeby wprowadza się możliwość zdalnych posiedzeń Zespołu.

§ 6
ochrona POUFNOŚCI i Danych OSOBOWYCH

1. Organizacja przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych objęta jest obowiązkiem zachowania poufności co do wszelkich informacji ujawnionych w ich toku.
2. Treść zgłoszenia naruszenia oraz tożsamość Sygnalisty (w tym wszelkie informacje, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość Sygnalisty), osób, których dotyczy zgłoszenie, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i osób powiązanych z Sygnalistą są objęte poufnością, co oznacza w szczególności, że nie są one udostępniane w Instytucie innym pracownikom (w szczególności przełożonym bezpośrednim lub wyższego szczebla), ani jakimkolwiek osobom nieupoważnionym.
3. Do zachowania poufności obowiązana jest każda z osób uczestniczących w postępowaniu wyjaśniającym, o czym jest ona każdorazowo informowana.
4. Pełnomocnik i członkowie Zespołu, a także osoby, o których mowa w 4 ust. 5 są zobowiązane do zachowania poufności oraz składają oświadczenie o zachowaniu poufności, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu.
5. Żaden z pracowników uczestniczących w postępowaniu prowadzonym przez Pełnomocnika lub Zespół nie jest uprawniony do ujawniania informacji o fakcie, miejscu, czasie i przebiegu spotkań organizowanych w ramach tych postępowań.
6. W zakresie prac Pełnomocnika i Zespołu, w tym obiegu dokumentacji i procedury wysłuchania stron i świadków postępowania mają zastosowanie przepisy Przetwarzanie danych osobowych przez Pełnomocnika i członków Zespołu oraz przez osoby, o których mowa w §4 ust. 5, odbywa się na podstawienie odrębnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do Regulaminu.
7. Osoby dokonujące zgłoszenia naruszenia, pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Instytutu w ramach Regulaminu, a także osoby, których dotyczy zgłoszenie, są informowane o przetwarzaniu ich danych osobowych w ramach przyjmowania zgłoszeń oraz prowadzonych wstępnych lub wewnętrznych postępowań wyjaśniających zgodnie z art. 13 lub 14 RODO, za pośrednictwem klauzuli informacyjnej, przyjętej do stosowania w Instytucie. Wzór klauzuli informacyjnej aktualny na dzień przyjęcia Regulaminu stanowi załącznik nr 8 do Regulaminu. Pełnomocnik zobowiązany jest do poinformowania ww. osób, że ich dane przetwarzane są w procesie objętym klauzulą informacyjną, o której mowa w zdaniu pierwszym powyżej.
8. Pracownicy lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz Instytutu w ramach Regulaminu, po otrzymaniu zgłoszenia, mogą – w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia ewentualnych działań następczych – przetwarzać dane osobowe. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są niezwłocznie usuwane (w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy).
9. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f) RODO nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie stanowią informację o naruszeniu prawa albo wyraził na ujawnienie swojej tożsamości wyraźną zgodę.
10. Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g) RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się, chyba że Sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia i że informacje takie stanowią informację o naruszeniu prawa albo wyraził na takie przekazanie wyraźną zgodę.
11. Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i  proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w  kontekście  prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających, postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

§ 7

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH i środki ochrony sygnalistów

1. Sygnalista, który korzysta z instrumentów przewidzianych w Regulaminie oraz innych przepisach prawa, nie może spotkać się z odwetem lub negatywną oceną swojego zachowania ze strony Instytutu, w tym w szczególności przełożonych oraz innych pracowników. Dotyczy to także osób, które występują we wszelkich postępowaniach w charakterze świadka lub sygnalizują dostrzeżone nieprawidłowości lub udzielają wsparcia w tym zakresie innym pracownikom.
2. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, od chwili dokonania zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Za działania odwetowe uważa się działania określone w Ustawie, w szczególności polegające na:
   • odmowie nawiązania stosunku pracy,
   • wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy,
   • niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   • obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę,
   • wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu,
   • pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń,
   • przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,
   • zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
   • przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,
   • niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   • negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy,
   • nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
   • przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu,
   • mobbingu,
   • dyskryminacji,
   • niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu,
   • wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
   • nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
   • działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
   • spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
   • wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty,
   • wypowiedzeniu, odstąpieniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia innego niż stosunek pracy stosunku prawnego umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży towarów lub świadczenia usług,
   • nałożeniu obowiązku bądź odmowie przyznania, ograniczeniu lub odebraniu uprawnienia, jeżeli praca lub usługa były, są lub mają być świadczone na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy.
4. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3.
5. Na Instytucie spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 3 i 4 nie jest działaniem odwetowym.
6. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane dla celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa GUS lub prawo do zadośćuczynienia.
7. Zakaz działań odwetowych obejmuje zarówno ochronę osób dokonujących zgłoszenia, jak i osób pomagających im w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z Sygnalistą.
8. Dokonanie zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy, by sądzić, że zgłoszenie, zgłoszenie zewnętrzne lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa.
9. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

§ 8
REJESTR ZGŁOSZEŃ

1. Pełnomocnik prowadzi Rejestr zgłoszonych naruszeń (dalej „Rejestr”), w którym opisywane są wszystkie przypadki dokonania wewnętrznych zgłoszeń o wystąpieniu lub możliwości wystąpienia naruszenia, bez względu na późniejszy przebieg i wynik postępowania. Wpisu do Rejestru dokonuje się na podstawie zgłoszeń.
2. Rejestr prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych oraz z uwzględnieniem obowiązku zachowania poufności tożsamości Sygnalistów, sprawców oraz potencjalnych sprawców naruszenia oraz osób, wobec których popełniono naruszenie.
3. Rejestr zawiera:
4. numer i datę zgłoszenia naruszenia (lub możliwości jego popełnienia),
5. określenie przedmiotu/charakteru naruszenia,
6. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
7. adres do kontaktu z Sygnalistą,
8. informację o podjętych działaniach następczych,
9. datę zakończenia sprawy.
10. Dostęp do rejestru zgłoszonych naruszeń przysługuje wyłącznie Pełnomocnikowi i  członkom Zespołu.
11. Dostęp do Rejestru przysługuje także organom publicznym w związku z przeprowadzanymi czynnościami wynikającymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
12. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

• 
  8
  POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W uzasadnionych przypadkach Instytut może zapewnić Sygnaliście dodatkową pomoc, w tym opiekę medyczną i psychologiczną.
2. Każda osoba, której dotyczy zgłoszenie ma prawo dochodzenia ochrony prawnej na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, niezależnie od Regulaminu, w tym skierowania sprawy na drogę sądową.
3. W zakresie nieokreślonym przepisami Ustawy oraz niniejszego Regulaminu stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz inne regulacje wewnętrzne Instytutu.
4. Regulamin został wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Instytutu i wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania go do wiadomości pracownikom Instytutu.
5. Regulamin podlega dodatkowo publikacji na stronie internetowej Instytutu.

 

Załączniki do Regulaminu:

1. Czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności Instytutu sprzyjające możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;
2. Wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z Regulaminem;
3. Przykładowy formularz zgłoszenia naruszenia;
4. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej;
5. Wzór oświadczenia osoby składającej wyjaśnienia w postępowaniu wyjaśniającym;
6. Wzór oświadczenia Pełnomocnika/członka Zespołu/ osoby biorącej udział w  postępowaniu wyjaśniającym;
7. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
8. Klauzula informacyjna.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów).

Czynniki ryzyka odpowiadające profilowi działalności Instytutu sprzyjające możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji

Profil działalności Instytutu	Czynniki ryzyka	Przykłady działań/zaniechań stanowiących o wystąpieniu czynnika ryzyka
Realizacja celów ustawowych Instytutu	Działania o  charakterze korupcyjnym Nadużycia finansowe Konflikt interesów         Naruszenia bezpieczeństwa informacji	łapownictwo bierne, czynne, nadużycie uprawnień, płatna protekcja, niedopuszczalna czynność preferencyjna, przyjęcie, oferowanie, żądanie nienależnych korzyści finansowych lub niefinansowych itp., próby ukrycia czegokolwiek z powyższych; oszustwa, malwersacja, kradzież, oszustwo, wyłudzenie, próby ukrycia czegokolwiek z  powyższych; sytuacja, w której osoba działająca w imieniu i  na rzecz Instytutu np. pracownik Instytutu posiada interes prywatny lub występują takie powiązania rodzinne, majątkowe lub towarzyskie, które wpływają lub mogą wpływać na bezstronne i obiektywne wykonywanie jego obowiązków służbowych. Szczególnym przejawem konfliktu interesów jest nepotyzm (faworyzowanie członków rodziny lub znajomych) i kumoterstwo (wzajemne popieranie się grupy osób związanej nie tylko więzami pokrewieństwa, ale i zażyłością lub przynależnością do określonej grupy), próby ukrycia czegokolwiek z powyższych; generowanie niezgodności w dokumentacji, ujawnianie informacji poufnych, o charakterze strategicznym dla Instytutu w tym informacji tajnych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa, nierzetelne przetwarzanie danych osobowych lub bezprawne ujawnianie; próby ukrycia czegokolwiek z powyższych;
Pozostała działalność: i) produkowanie unikatowej aparatury badawczej i unikatowych materiałów;  ii) Działalność metrologiczna, normalizacyjna i certyfikacyjna;  iii) standaryzacja procesów wspierających rozwój innowacyjności; iv) popularyzacja nauki i wiedzy o nowych technologiach;  v) dokonywanie oceny zgodności;  vi) opracowywanie prototypów nowych rozwiązań technologicznych na podstawie projektów badawczych realizowanych przez podmioty systemu szkolnictwa wyższego i nauki; vii) prowadzenie kursów i szkolenia kadr dla gospodarki; viii) prowadzenie innej działalności związanej z charakterem Łukasiewicz-ŁIT	Działania o  charakterze korupcyjnym Nadużycia finansowe Konflikt interesów           Naruszenia bezpieczeństwa informacji	łapownictwo bierne, czynne, nadużycie uprawnień, płatna protekcja, niedopuszczalna czynność preferencyjna, przyjęcie, oferowanie, żądanie nienależnych korzyści finansowych lub niefinansowych itp. próby ukrycia czegokolwiek z powyższych; oszustwa, malwersacja, kradzież, oszustwo, wyłudzenie; próby ukrycia czegokolwiek z  powyższych; sytuacja, w której osoba działająca w imieniu i  na rzecz Instytutu np. pracownik Instytutu posiada interes prywatny lub występują takie powiązania rodzinne, majątkowe lub towarzyskie, które wpływają lub mogą wpływać na bezstronne i obiektywne wykonywanie jego obowiązków służbowych. Szczególnym przejawem konfliktu interesów jest nepotyzm (faworyzowanie członków rodziny lub znajomych) i kumoterstwo (wzajemne popieranie się grupy osób związanej nie tylko więzami pokrewieństwa, ale i zażyłością lub przynależnością do określonej grupy); próby ukrycia czegokolwiek z powyższych; generowanie niezgodności w dokumentacji; ujawnianie informacji poufnych, o charakterze strategicznym dla Instytutu, w tym informacji tajnych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa, nierzetelne przetwarzanie danych osobowych lub bezprawne ujawnianie; próby ukrycia czegokolwiek z powyższych;
kontrola wewnętrzna polegająca na badaniu: czynności w toku ich wykonywania w celu oceny prawidłowości ich realizacji z punktu widzenia legalności, gospodarności, celowości i rzetelności; stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających wykonane czynności	Działania o  charakterze korupcyjnym Nadużycia finansowe Konflikt interesów         Naruszenia bezpieczeństwa informacji	łapownictwo bierne, czynne, nadużycie uprawnień, płatna protekcja, niedopuszczalna czynność preferencyjna, przyjęcie, oferowanie, żądanie nienależnych korzyści finansowych lub niefinansowych itp.; próby ukrycia czegokolwiek z powyższych; oszustwa, malwersacja, kradzież, oszustwo, wyłudzenie, próby ukrycia czegokolwiek z  powyższych; sytuacja, w której osoba działająca w imieniu i  na rzecz Instytutu np. pracownik Instytutu posiada interes prywatny lub występują takie powiązania rodzinne, majątkowe lub towarzyskie, które wpływają lub mogą wpływać na bezstronne i obiektywne wykonywanie jego obowiązków służbowych. Szczególnym przejawem konfliktu interesów jest nepotyzm (faworyzowanie członków rodziny lub znajomych) i kumoterstwo (wzajemne popieranie się grupy osób związanej nie tylko więzami pokrewieństwa, ale i zażyłością lub przynależnością do określonej grupy, próby ukrycia czegokolwiek z powyższych; generowanie niezgodności w dokumentacji; ujawnianie informacji poufnych, o charakterze strategicznym dla Instytutu, w tym informacji tajnych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa, nierzetelne przetwarzanie danych osobowych lub bezprawne ujawnianie; próby ukrycia czegokolwiek z powyższych;

 

 

 

 

Załącznik nr 2 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów).

 

Wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z Regulaminem zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów)

 

 

 

 

……………..., dnia …………….. 

 

Oświadczenie pracownika

 

Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów), rozumiem jego treść, przyjąłem/am go do stosowania i zobowiązuję się do przestrzegania zasad w nim zawartych, co potwierdzam własnoręcznym podpisem. 

 

Jednocześnie oświadczam, że po zapoznaniu się z treścią ww. Regulaminu mam świadomość, że nieprzestrzeganie jego postanowień, a w szczególności podejmowanie działań odwetowych względem Sygnalistów może zostać uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i jako takie rodzi konsekwencje przewidziane w Kodeksie pracy, oraz innych przepisach powszechnie obowiązującego prawa. 

 

 

 

 

 

…………………………………… 

podpis pracownika 

 

 

Załącznik nr 3 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów).

Formularz zgłoszenia naruszenia

Za pośrednictwem poniższego formularza zgłoszenia naruszenia można, w dobrej wierze, powiadomić Łukasiewicz-Łódzki Instytut Technologiczny   o:

1. uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia naruszenia;
2. rzeczywistym wystąpieniu naruszenia;
3. istnieniu ryzyka wystąpienia naruszenia;

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących sposobu dokonania zgłoszenia (wypełnienia formularza) można skorzystać ze wsparcia wyznaczonego przez Łukasiewicz-ŁIT Pełnomocnika ds. Naruszeń lub członków powołanego przez Dyrektora Zespołu ds. Naruszeń, korzystając z dedykowanego numeru telefonu.

Kontakt z Pełnomocnikiem i członkami Zespołu  ma charakter poufny, co oznacza, że Twoje dane osobowe oraz treść zgłoszenia nie będą udostępnione osobom nieupoważnionym.

1. Data sporządzenia zgłoszenia………………………………………………………………
2. Dane osoby dokonującej zgłoszenia:

Imię i nazwisko:

(bez podania zgłoszenie będzie traktowane  jako anonimowe)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Miejsce zatrudnienia:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Stanowisko pracy:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Relacja z Łukasiewicz-Łódzkim Instytutem Technologicznym (rodzaj relacji: biznesowa, inna):

…………………………………………………………………………………………………..………………………………….………………………………………………………..…………….…..……………………………………………………………….………………………………………

Dane kontaktowe (wyłącznie w celu kontaktu ze strony podmiotu prowadzącego postępowanie wyjaśniające) adres e-mail, numer telefonu:

……………………………………………………………………………………………………….…………………………….………………………………………………………..……………….……………………………………………………………………………………………………….

 

 

 

3. Jakiego obszaru (czynników ryzyka) dotyczy według Ciebie Twoje zgłoszenie? Możesz wybrać kilka odpowiedzi:

 

1. Działania o charakterze korupcyjnym (łapownictwo bierne, czynne, nadużycie uprawnień, płatna protekcja, niedopuszczalna czynność preferencyjna, przyjęcie, oferowanie, żądanie nienależnych korzyści finansowych lub niefinansowych itp., próby ukrycia czegokolwiek z  powyższych).

TAK/NIE

1. Konflikt interesów (sytuacja, w której osoba działająca w imieniu i na rzecz Łukasiewicz-Łódzkiego Instytutu Technologicznego pracownik , osoba współpracująca posiada interes prywatny lub występują takie powiązania rodzinne, majątkowe lub towarzyskie, które wpływają lub mogą wpływać na bezstronne i obiektywne wykonywanie jego obowiązków służbowych. Szczególnym przejawem konfliktu interesów jest nepotyzm (faworyzowanie członków rodziny lub znajomych) i  kumoterstwo (wzajemne popieranie się grupy osób związanej nie tylko więzami pokrewieństwa, ale i zażyłością lub przynależnością do określonej grupy, próby ukrycia czegokolwiek z powyższych).

TAK/NIE

• Nadużycia finansowe (oszustwa, malwersacja, kradzież, oszustwo, wyłudzenie, próby ukrycia czegokolwiek z powyższych).

TAK/NIE

1. Naruszenia bezpieczeństwa informacji (generowanie niezgodności w dokumentacji; ujawnianie informacji poufnych, o charakterze strategicznym dla Łukasiewicz-Łódzkiego Instytutu Technologicznego, w  tym informacji tajnych oraz tajemnicy przedsiębiorstwa, nierzetelne przetwarzanie danych osobowych lub bezprawne ujawnianie; próby ukrycia czegokolwiek z powyższych).

TAK/NIE

Treść zgłoszenia:

1. Podaj dane osoby/osób, które Twoim zdaniem dopuściły się naruszenia prawa lub przyczyniły się do jego powstania lub których dalsze nieprzerwane działanie może doprowadzić do jego zaistnienia.

 

Imię nazwisko, stanowisko, miejsce zatrudnienia

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Podaj dane osób, które są ofiarami naruszenia prawa lub mogą stać się jego ofiarami (poniosły lub mogły ponieść straty finansowe, rzeczowe, psychiczne i/lub fizyczne).

Imię nazwisko, stanowisko, miejsce zatrudnienia

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

3. Podaj jeśli wiesz, jaka zachodzi relacja pomiędzy wskazanymi wyżej osobami (relacje formalne służbowe lub/i relacje nieformalne – rodzinne/towarzyskie.

…………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....

 

4. Opisz naruszenia prawa. Podaj okoliczności zajścia, zgodnie z wiedzą, którą posiadasz.

 

1. Co rzeczywiście się wydarzyło?

…………………………………………………………………………………………………………………………………….….…………………………………………………………………………………………………………………….…………….……………………………………………………………………………………………………………….…………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

1. Gdzie i kiedy doszło do wystąpienia naruszenia prawa?

…………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………..…………….…….……………………………………………………………………………………………………………………………………………..

1. Jak doszło do powstania naruszenia prawa, jaki był rozwój zdarzeń (w ujęciu chronologicznym)?

…………………………………………………………………………………………………………………………………….….………………………………………………………………………………………………………………….……………….……………………………………………………………………………………………………………….………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

1. Dlaczego według Ciebie doszło do powstania naruszenia prawa? Jakie mogły być motywy osób związanych ze sprawą?

…………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………….…………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….

1. Jakie skutki, według Ciebie spowodowały opisane w zgłoszeniu naruszenia prawa lub jakie mogą spowodować?

…………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………..…………….…………………………………………………………………………………………………………………...….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

1. Czy przed dokonaniem zgłoszenia podejmowałeś działania w celu eliminacji naruszenia prawa bądź jego skutków (np. poprzez wcześniejsze zgłoszenia do przełożonych? Jeżeli tak to wymień je.

…………………………………………………………………………………………………………………………………….……….………………………………………………………………………………………………………………………….….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

 

5.  

Wskaż posiadane przez Ciebie dowody na potwierdzenie stanu faktycznego np. dokumenty, świadków, o ile takowe istnieją oraz załącz je do zgłoszenia.

…………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....

 

6. Oświadczenie Sygnalisty

Oświadczam, że dokonując zgłoszenia:

1. działam w dobrej wierze,
2. posiadam uzasadnione przekonanie, że ujawniane informacje a także każdy zawarty w nich zarzut są w zasadniczej mierze prawdziwe,
3. nie dokonuję zgłoszenia w celu uzyskania korzyści,
4. uważam, że co do wszystkich okoliczności sprawy dokonane przeze mnie ustalenia są uzasadnione,
5. wszystkie zawarte przeze mnie informacje są zgodne ze stanem mojej wiedzy,
6. dokonując zgłoszenia ujawniłem wszystkie znane mi fakty i okoliczności dotyczące przedmiotu zgłoszenia,
7. znana jest mi treść Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów) określającego wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, w szczególności zakres przysługującej mi ochrony oraz konsekwencje wynikające ze skierowania fałszywego zgłoszenia (art. 57 Ustawy – Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2).

 

Dodatkowe oświadczenie:

Oświadczam, że wyrażam zgodę/nie wyrażam* zgody na ujawnienie moich danych osobowych.

*niepotrzebne skreślić^[1]

Podpis Sygnalisty

(elektroniczny, w formacie MS Word, certyfikowany, własnoręczny w przypadku korespondencji papierowej)

 

…………………………………………

 

Załącznik nr 4 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów)

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej[2]

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia na podstawie Regulaminu.
2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.
4. Rzecznik Praw Obywatelskich:
5. ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
6. przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 1–16 Ustawy, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;
7. przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 3 ust. 1 pkt 17 Ustawy i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych;
8. zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej Sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 Ustawy, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;
9. udziela Sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21 Ustawy, oraz osobom, których dotyczy Zgłoszenie zewnętrzne, porad w zakresie, o którym mowa w pkt d;
10. udziela Sygnalistom oraz osobom, o których mowa w art. 21 Ustawy, informacji o organach, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie Sygnalistów przed działaniami odwetowymi, oraz – w odpowiednich przypadkach – wsparcia w kontaktach z takimi organami, w szczególności przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia Sygnalisty ochroną.
11. Rozpatrywanie zgłoszeń zewnętrznych przez Rzecznika Praw Obywatelskich, o których mowa w ust. 4 pkt c, obejmuje czynności określone w art. 11, art. 12 oraz art. 13 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 15 lipca 1987 r. o Rzeczniku Praw Obywatelskich.
12. Wstępna weryfikacja zgłoszenia zewnętrznego przez Rzecznika Praw Obywatelskich polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz zidentyfikowaniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
13. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Rzecznik Praw Obywatelskich niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, przekazuje zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
14. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia zewnętrznego. Informacja obejmuje co najmniej wskazanie organu publicznego, do którego zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane, oraz datę przekazania.
15. Rzecznik Praw Obywatelskich odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa.
16. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
17. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Poinformowanie Sygnalisty nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania. Informacja przekazana sygnaliście zawiera pouczenie w tym zakresie.
18. Przekazanie zgłoszenia, o którym mowa w ust. 7, oraz odstąpienie od przekazania zgłoszenia, o którym mowa w ust. 9, nie stanowią czynności, o których mowa w art. 3 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r. poz. 1634, 1705 i 1860).
19. Organ publiczny:
20. przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
21. dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;
22. rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;
23. przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu – oraz informuje o tym Sygnalistę;
24. podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;
25. przekazuje Sygnaliście informację zwrotną.
26. Postanowienia ust. 9-11 stosuje się odpowiednio.
27. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572), lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie przepisy Rozdziału 4 Ustawy.
28. W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych, stosuje się odpowiednio przepisy art. 22 i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
29. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista podaje adres do kontaktu.
30. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych:
31. Rzecznik Praw Obywatelskich nie realizuje obowiązku, o którym mowa w ust. 8, ust. 10, ust. 21 oraz ust. 26 zdanie drugie;
32. organ publiczny nie realizuje obowiązku, o którym mowa w ust. 10, ust. 21, ust. 22, ust. 27 zdanie drugie oraz ust. 29.
33. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Postanowienia ust. 26 ust. 2–8 Ustawy stosuje się odpowiednio.
34. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:
35. w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
36. w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.
37. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
38. Na żądanie Sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach Rozdziału 2 Ustawy.
39. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny może zwrócić się do Sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
40. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ publiczny może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:
41. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
42. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
43. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.
44. Rzecznik Praw Obywatelskich może pozostawić bez rozpoznania zgłoszenie zewnętrzne w przypadku, gdy odstąpił od przekazania wcześniejszego zgłoszenia zewnętrznego organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych, albo w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem zewnętrznym. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje Sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.
45. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.
46. W przypadkach, o których mowa w ust. 26 i 27 Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
47. Organ publiczny przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
48. W uzasadnionych przypadkach organ publiczny przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 29.
49. Organ publiczny informuje Sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 5 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów)

Oświadczenie osoby składającej wyjaśnienia w postępowaniu wyjaśniającym*

Niniejszym jako osoba składająca wyjaśnienia w postępowaniu wyjaśniającym dotyczącym …………………………………………………………, prowadzonym w trybie Regulaminu zobowiązuję się:

1. Do zachowania w ścisłej tajemnicy informacji poufnych w rozumieniu niniejszego oświadczenia oraz zobowiązuję się chronić je przed ujawnieniem do wiadomości osób postronnych. „Informacje poufne” stanowią wszelkie informacje i dane osobowe (w tym przekazane mi lub pozyskane przeze mnie w formie ustnej, pisemnej, elektronicznej i każdej innej) związane ze zgłoszeniem naruszenia objętym  ww. postępowaniem, a także tożsamość osoby składającej zgłoszenie dotyczące naruszenia prawa oraz tożsamość osoby, której zgłoszenie dotyczy – bez względu na to, czy zostały one udostępnione lub pozyskane w związku ze składaniem przeze mnie wyjaśnień, czy też w inny sposób lub w innych okolicznościach,
2. Nie ujawniać, nie upubliczniać, nie przekazywać ani w inny sposób nie udostępniać osobom trzecim ani nie wykorzystywać jakichkolwiek Informacji poufnych w innym celu niż na potrzeby złożenia wyjaśnień w przedmiotowym postępowaniu,
3. W razie wątpliwości, czy określona informacja stanowi tajemnicę zwrócić się do Pełnomocnika,
4. Bezterminowo zachować poufność, o której mowa w niniejszym oświadczeniu.

Oświadczam również, że w sytuacji, w której osobą wskazaną w zgłoszeniu jako naruszająca prawo będę ja lub będę osobą pozostającą z Sygnalistą lub osobą/pracownikiem wskazanym w zgłoszeniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związaną z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli, zobowiązuję się do powiadomienia o tym fakcie Pełnomocnika. Zobowiązuję się do powiadomienia Pełnomocnika także w sytuacji, w której pozostawał(a)bym wobec Sygnalisty lub osoby/pracownika wskazanego w zgłoszeniu w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby budzić uzasadnione wątpliwości, co do mojego obiektywizmu i  bezstronności.

 

 

………………………………………………………………………………

Data i czytelny podpis składającego oświadczenie

 

 

________________________________

*dotyczy pracowników Łukasiewicz-ŁIT

Załącznik nr 6 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów)

Oświadczenie Pełnomocnika/członka Zespołu ds. Naruszeń/ osoby biorącej udział w postępowaniu wyjaśniającym.

Niniejszym, jako Pełnomocnik/członek Zespołu do spraw Naruszeń/ osoba biorąca udział w postępowaniu wyjaśniającym, związku z moim udziałem w  postępowaniach/postepowaniu wyjaśniającym dotyczącym  …………………………………………. zobowiązuję się:

1. Do zachowania bezterminowo w ścisłej tajemnicy informacji poufnych w rozumieniu niniejszego oświadczenia oraz zobowiązuję się chronić je przed ujawnieniem do wiadomości osób postronnych. „Informacje poufne” stanowią wszelkie informacje i  dane osobowe (w tym przekazane mi lub pozyskane przeze mnie w formie ustnej, pisemnej, elektronicznej i każdej innej) związane ze zgłoszeniem naruszenia prawa i/lub pracami Zespołu ds. Naruszeń a także tożsamość osoby składającej zgłoszenie dotyczące naruszenia prawa w ramach w/w Regulaminu oraz tożsamość osoby, której zgłoszenie dotyczy – bez względu na to, czy zostały one udostępnione lub pozyskane w związku z pracami związanymi z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń oraz podejmowaniem działań następczych, czy też w inny sposób lub w  innych okolicznościach,
2. Bezterminowo nie ujawniać, nie upubliczniać, nie przekazywać ani w inny sposób nie udostępniać osobom trzecim ani nie wykorzystywać jakichkolwiek Informacji poufnych w innym celu niż na potrzeby pełnienia obowiązków Pełnomocnika/ członka Zespołu ds. Naruszeń/ osoby biorącej udział w postępowaniu wyjaśniającym i rozpatrzenia zgłoszenia,
3. W razie wątpliwości, czy określona informacja stanowi tajemnicę zwrócić się do Pełnomocnika ds. Naruszeń,

Jednocześnie, w związku z udzielonym mi upoważnieniem do przetwarzania danych w ramach  Regulaminu, zobowiązuje się do ochrony danych osobowych w ramach pełnionej funkcji i w zakresie udzielonego mi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, a  w szczególności przestrzegania obowiązku zachowania w tajemnicy danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia, również po wycofaniu mi upoważnienia lub zakończeniu pełnienia przeze mnie funkcji Pełnomocnika/ członka Zespołu ds. Naruszeń/osoby biorącej udział w postępowaniu wyjaśniającym.

Oświadczam również, że w sytuacji, w której osobą wskazaną w zgłoszeniu jako naruszająca prawo będę ja lub będę osobą pozostającą z Sygnalistą lub osobą/pracownikiem wskazanym w zgłoszeniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związaną z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli, zobowiązuję się do powiadomienia o tym fakcie Pełnomocnika lub członka Zespołu ds. Naruszeń. Zobowiązuję się do powiadomienia Pełnomocnika lub członka Zespołu ds. Naruszeń także w sytuacji, w której pozostawał(a)bym wobec Sygnalisty lub osoby/pracownika wskazanego w zgłoszeniu w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby budzić uzasadnione wątpliwości, co do mojego obiektywizmu i bezstronności lub pozostawania w konflikcie interesów.

Data i czytelny podpis składającego oświadczenie………………………………………………………………..

Załącznik nr 7 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów)

 

………………….…, dnia ……….……... r.

 

 

                         Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

 

Na podstawie art. 29 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z  dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119 z 4.05.2016 r., s. 1)

niniejszym upoważniam Panią/Pana

 

………………………….……………………………………………………………………………………..

                                             (imię i nazwisko)          

 

pracownika Sieci Badawczej Łukasiewicz –Łódzkiego Instytutu Technologicznego

z siedzibą w Łodzi ul. M. Skłodowskiej - Curie   19/27       

                                                                

 

do przetwarzania danych osobowych w związku z powołaniem do uczestnictwa w pracach Zespołu ds. Naruszeń oraz polecam przetwarzanie tych danych w zakresie i celu niezbędnym do uczestnictwa w pracach tego Zespołu.

 

Osoba upoważniona zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia zarówno w trakcie, jak i po ustaniu stosunku zatrudnienia.   

 

Upoważnienie wygasa z chwilą zakończenia pełnienia funkcji lub udziału w pracach Zespołu ds. Naruszeń lub rozwiązania stosunku pracy/umowy cywilnoprawnej.

 

 

 

 

                                            …………………………………

   (podpis administratora

 lub osoby upoważnionej)

 

 

 

 

Załącznik nr 8 do Regulaminu zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób zgłaszających naruszenia (Sygnalistów)

KLAUZULA INFORMACYJNA

 

Stosownie do postanowień art. 13 ust. 1 i ust. 2 i art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) realizujemy obowiązek informacyjny

 

1. Informacje o Administratorze Danych Osobowych i Inspektorze Ochrony Danych:

Administratorem Danych Osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz-Łódzki Instytut Technologiczny, ul. Skłodowskiej-Curie 19/27 w Łodzi.

W sprawie gromadzenia, przetwarzania i ochrony danych można kontaktować się
z Inspektorem  Danych Osobowych pod adresem: iod@lit.lukasiewicz.gov.pl

_______________________________________________________________

2. Informacje o pobieranych/gromadzonych danych:

• Cel przetwarzania:

Rozpatrzenie zgłoszenia naruszenia i ewentualnie przekazanie wyników do właściwych organów oraz prowadzenie dokumentacji związanej ze zgłoszeniami – zgodnie z wymogami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

• Podstawa przetwarzania Twoich danych osobowych:

1. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z art. 8 ust 4 ustawy o ochronie sygnalistów (co do danych osoby, której dotyczy zgłoszenie i sygnalisty),
2. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zakresie ujawnienia tożsamości Sygnalisty, jeżeli taka zgoda zostanie wyraźnie udzielona,
3. 6 ust. 1 lit. f) RODO w zakresie związanym z dochodzeniem roszczeń,
4. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z art. 8 ust 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

• Przewidywany do przetwarzania zakres danych:

Zakres przetwarzanych danych:

1/ członkowie zespołu w zakresie: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, miejsce świadczenia pracy/usługi;

2/ osoby dokonujące zgłoszenia naruszenia oraz osoby, których dotyczy zgłoszenie naruszenia w zakresie wskazanym w zgłoszeniu.

• Informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców
  - uprawnione na mocy prawa organy publiczne oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora. M.in. w zakresie:

1. a) realizacji usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji,
2. b) realizacji usług zaopatrujących Administratora w rozwiązania techniczne oraz organizacyjne zapewniające sprawne zarządzanie (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, dostawcom sprzętu, firmom kurierskim
   i pocztowym, podmioty współpracujące przy opracowaniu wydawnictw i ich dystrybucji, podmioty obsługujące media społecznościowe);
3. c) realizacji obsługi prawnej, ubezpieczeniowej,

• Informacje o zamiarze przekazania danych osobowych odbiorcy
  w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej oraz o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia przez Komisję Europejską odpowiedniego stopnia ochrony
  lub w przypadku przekazania, o którym mowa w art. 46, art. 47 lub art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO: dane osobowe osób, o których mowa w ust. 2 pkt 3, nie będą przekazywane do państwa trzeciego (rozumianego jako państwo znajdujące się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, EOG), ani organizacji międzynarodowej w  rozumieniu RODO, z zastrzeżeniem że Administrator korzysta z Microsoft 365, co może spowodować przekazanie Państwa danych osobowych do państwa trzeciego; regulamin korzystania z Usług Online w zakresie Microsoft 365 oraz zobowiązania w odniesieniu do przetwarzania i zabezpieczania danych użytkownika oraz danych osobowych przez usługi online określa dokumentacja Microsoft, w tym w  szczególności:
  1. oświadczenie o ochronie prywatności - https://privacy.microsoft.com/pl-pl/privacystatement umowa dotycząca usług Microsoft (Microsoft Services Agreement, MSA) - https://www.microsoft.com/pl-pl/servicesagreement/;
  2. w ramach usług Microsoft , dane wprowadzone do Microsoft 365 będą przetwarzane i przechowywane w określonej lokalizacji geograficznej; zgodnie
     z funkcjonalnością usług Microsoft w dostępnym panelu administracyjnym w „Profilu Organizacji”, wskazano iż dane przetwarzane są na terenie Unii Europejskiej; Microsoft zobowiązuje się do przestrzegania przepisów prawa dotyczących świadczenia Usług Online, które dotyczą ogółu dostawców informatycznych; Microsoft realizuje coroczne audyty Usług Online, obejmujące audyty zabezpieczeń komputerów, środowiska informatycznego i fizycznych Centrów Danych, nadzorowany i upoważnione przez niego firmy trzecie, łącznie z prawem których szczegóły można znaleźć pod adresem https://www.microsoft.com/pl-pl/trust-center/privacy?docid=27.
• Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu:

Przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania wskazanego w ustawie
o ochronie sygnalistów oraz nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji, tj. ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktach wewnętrznych obowiązujących u Administratora w zakresie przechowywania akt (Instrukcja Kancelaryjna i Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt).

• Informacja o profilowaniu (przez profilowanie rozumie się dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się): działanie nie będzie wykonywane.

 

3. Pouczenie o prawach osoby, której dane są przetwarzane:

• Posiada Pani/Pan prawo:

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. sprostowania swoich danych osobowych,
3. usunięcia swoich danych osobowych,
4. ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
5. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych,
6. przenoszenia swoich danych osobowych,
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z szczególną Państwa sytuacją zgodnie z art. 21 RODO.

- w formie pisemnej na adres Administratora, elektronicznej na adres inspektora danych osobowych  lub ustnie (o ile innymi sposobami będzie możliwe potwierdzenie Twojej tożsamości).

2)     Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do złożenia skargi związanej
z przetwarzaniem jej danych osobowych przez Administratora Danych Osobowych lub podmiot/organizację, której dane osobowe zostały przekazane do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

 

 

 

 

 

 

Definicje:

 

1. Dane osobowe/dane - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię
   i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
2. Odbiorca danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, nie są jednak uznawane za odbiorców - przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; przy czym przez sformułowanie, „strona trzecia” rozumie się osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub podmiot inny niż osoba, której dane dotyczą, administrator, podmiot przetwarzający czy osoby, które – z upoważnienia Administratora lub podmiotu przetwarzającego – mogą przetwarzać dane osobowe.
3. Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
4. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
5. Zgoda osoby, której dane dotyczą – oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i  jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w  formie  oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

 

 

 

[1] Jeżeli Sygnalista nie złoży oświadczenia przyjmowane będzie, że nie wyraził zgody na ujawnienie swoich danych.

[2] Przepisy Rozdziału 4 Ustawy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych wchodzą w życie 25 grudnia 2024 r.